A política por viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa qual preza pelo controle do custos e também igualmente similarmente identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Ter os processos do viagens natural definidos otimiza rotinas, garante qual ESTES gestores permitam controlar os gastos e de que ESTES colaboradores cumpram as regras.
Ainda Nesse caso, é necessário de que a política de viagens faça Parcela do POR DIA a dia de quem realiza as viagens e que este engajamento garanta este cumprimento das regras da empresa.
Pensando nisso, criamos 1 artigo completo de modo a te auxiliar na criação da política do viagens corporativas. Continue usando a leitura e entenda o conceito e o passo a passo de modo a construir e aplicar ESTES processos da política por viagens na sua própria empresa!
O qual é e qual a importância de uma política por viagens corporativas?
A política do viagens corporativas é 1 documento onde se estabelecem as diretrizes para o processo por viagens corporativas do uma empresa. Possui tais como objetivo aumentar o compliance e controle do custos usando viagens, para além do prevenir erros em registros do despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na política sãeste descritos os procedimentos para a realização do viagens representando a empresa. A partir de o processo de solicitação por serviçESTES de viagem, às normas do valores por despesas e prestações de contas.
O presente Género de documento é crucial para de que colaboradores saibam como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, de que por sua vez garante a segurança e natural-manter-se do colaborador.
Por de que deter uma política por viagens corporativas natural definida?
Você tem ideia de quanto sua própria empresa gasta em viagens corporativas? Esse Espécie por controle nãeste é exclusivamente importante como essencial para a saúdo financeira de um Empreendimento.
Seja viagem de modo a fechar um contrato, de modo a prestar 1 serviço, para participar do 1 treinamento ou algum compromisso corporativo, deter uma previsão do gastos e a certeza por de que ESTES reembolsos serão fabricados dentro Destes padrões pode, até mesmo, reduzir custos desprovido deixar o conforto do lado ou diminuir o número de viagens.
A política do viagens corporativas entra como uma FORMATO de padronizar processos e procedimentos. Assim sendo, todo este fluxo da viagem, desde a compra das passagens e a escolha do hotel até a prestação do contas, é realizado usando demasiado Ainda mais assertividade.
Vale lembrar qual a política deve realizar sentido usando as necessidades da empresa e do seus colaboradores. 1 equilíbrio entre controle de gastos e Duty of Care.
Com este tempo, a política de viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos para todos quando este assunto é viagem corporativa.
O de que uma política de viagens corporativas precisa ter?
Uma política por viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas pela sua empresa. De modo a qual esta comunicaçãeste mesmo que efetiva, é preciso de que ao escrevê-la você leve em consideração para quem você está falando.
Por isso, para evitar a má interpretaçãeste DE regras e este baixo engajamento, a sua própria política por viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e manter-se alinhada à cultura da empresa.
A ideia é qual nosso documento se conecte aos seus colaboradores e nãeste seja alheio ao POR DIA a POR DIA do viajante. Portanto possua estes pontos em mente:
• Crie classes e orçamentos claros: Os funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais classes do despesas eles podem vir a gastar;
• Seja realista: A reduçãeste por custos é fundamental de modo a seu programa por viagens, mas do nada adianta definir tetos do gastos baixíssimos se não é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia para responder às próprias perguntas, entãeste seja breve e objetivo. Descreva ações em formato do passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Como qualquer processo na sua própria empresa, certifique-se por de que é responsabilidade por alguém validar se os membros da equipe estão usando a política e saiba como Têm a possibilidade de ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalização: Garanta de que a sua própria política do viagens possa ser aplicada em softwares por gestão de viagens, ESTES OBTs. Estas soluções são grandes aliadas de modo a tua gestãeste, é importante qual a política possa ser adaptada para outros meios além do documento do papel (ou PDF.).
⇒ Leia identicamente conjuntamente: 3 dicas para atualizar seu programa do viagens corporativas
Passo a passo para criar uma política do viagens corporativas
Uma óptima política do viagens corporativas é pensada de modo a de que os colaboradores entendam e estejam engajados. Só Assim sendo ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Por sua vez qual você já sabe a importância por ter uma política de viagens corporativas bem definida, chegou a hora de conferir o passo a passo de modo a aplicar na sua própria empresa.
• Etapa 1: Levantamento por dados;
• Etapa 2: Retrato Destes viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento do viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política do viagens;
• Etapa 5: Sentido Destes processos do solicitaçãeste, aprovaçãeste e prestação por contas;
• Etapa 6: Segurança e bem-manter-se;
• Etapa 7: Comunicação da política.
Confira cada uma das etapas de forma detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento por dados
Previamente por arregaçar as mangas e começar a escrever a tua política por viagens, vamos disparar 1 passo atrás e envolver todos ESTES stakeholders neste processo.
As viagens corporativas sãeste uma necessidade transversal em muitas companhias. Ou mesmo que, muitos setores têm interesse pelo resultado DE políticas e processos por viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na sua própria empresa para discutir a política por viagens. Variados perspectivas enriquecem o documento e farãeste usando que ele atenda de maneira integral às necessidades do todos ESTES envolvidos.
Constate certos perfis qual podem possibilitar ser convidados para a discussãeste:
• CEO: Responsável através visão estraté especialmentegica do negócio, é importante qual a sua própria visãeste mesmo que incluída no processo, para qual a política atenda às necessidade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: Os gastos por viagem comumente são o segundo maior custo de diversas empresas, é imprescindível qual a política leve esta perspectiva em consideração;
• Recursos humanos: Com o viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é mesmo? O bem-estar, segurança e satisfação dos colaboradores é essencial para de que o objetivo das viagens mesmo que atingido;
• Lideranças DE áreas do Empreendimento interessadas: Quais ESTES setores qual mais viajam na sua própria empresa? Traga ESTES gestores destas áreas de modo a a discussãeste, eles poderão informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável pela gestão DE viagens precisará garantir este cumprimento DE políticas e a eficácia do todo este programa por viagens, portanto é importante de que participe desta construção;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele qual deverá cumprir a política por viagens. Sua própria visão poderá demonstrar quais ESTES gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. Nosso feedback é extremamente importante.
Este levantamento de dados orientará a criação DE políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos DE viagens já realizadas tais como: mé especialmentePOR DIA de gastos, ESTILOS do despesas Ainda mais utilizados, ESTILOS do serviçESTES, quais os setores que mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Retrato Destes viajantes e as políticas
Diferentes perfis por viajante pedem multiplos políticas do viagem.
É comum que, precisamente utilizando uma política de viagens definida, quaisquer grupos por viajantes tenham pontos positivos diferentes por outros da mesma empresa. Um exemplo simples é a diretoria em relaçãeste às demais áreas.
Os casos acabam sendo tratados como exceções à regra. Porém se uma exceçãeste é recorrente, automaticamente perde o feição de exceção e com isso perde-se este controle.
Por isso, nãeste tenha medo por criar políticas variados do tratado com este perfil Destes grupos por viajantes. Isto simplificará este controle e aumentará a adesão às políticas, Ainda mais alinhadas às necessidades reais Destes colaboradores.
Este retrato do viajante É possibilitado a ser identificado na fase do levantamento de dados e construído com base diversos critfoirios, saiba como:
• Setor;
• Cargo ou funçãeste;
• Pontos positivos específicos;
Para além do perfil dos viajantes, é preciso compreender qual o perfil por Empreendimento da sua empresa.
Este foco DE suas viagens é usando objetivos comerciais, qual podem vir a ser planejados usando maior antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutenção de Aparelhamentos, por exemplo, e tem menos antecedência?
As características do seu negócio serão relevantes para definir as normas do viagem de seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento de viagens
O orçamento destinado às viagens da sua empresa é uma Saber importantíssima de modo a a construção DE regras do viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área do Empreendimento ou por Género por despesa.
O nível por detalhamento dependerá da política orçamentária da sua própria empresa, contudo será preciso que este processo por gestãeste por serviços e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a definição DE regras por despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste dos custos do viagem.
⇒ Conheça os 5 passos de modo a um Orçamento do viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens corporativas
Actualmente qual você já sabe quais os ESTILOS por viajantes, as propriedades das viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora de definir as regras.
Quais recursos Seroada usados pelo viajante corporativo?
Serviços pré-viagem, tais como a emissãeste por aéreos, sãeste reservados e pagos previamente qual o colaborador embarque. Contudo existem outras despesas, tais como alimentação e táxi, realizadas em a viagem, que não sãeste pagas com antecedência.
Neste caso, qual este recurso de que este viajante utilizará? Esta Sentido é importante como impacta pelo fluxo do reembolsos e prestaçãeste de contas, e até mesmo no orçamento familiar por seus colaboradores.
Cá estão várias pontos de atenção para se considerar ao definir o Genero de recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e o reembolso do despesas: Este seu colaborador tem propriedade financeira para arcar usando estas despesas e esperar até que o ciclo do aprovações termine de modo a receber o valor de volta?
Caso a sua intenção seja trabalhar mal utilizando o reembolso por despesas, recomendamos que você repense. Em global, trabalhar unicamente utilizando este reembolso de despesas gera insatisfaçãeste nos colaboradores que ficam utilizando o orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento para a realizaçãeste DE despesas dos colaboradores evita este comprometimento por recursos próprios dos viajantes, mas exige um controle ainda Ainda mais necessário Acerca as despesas.
Este recurso da empresa precisa ser justificado, assim sendo a prestaçãeste de contas é 1 processo importantíssimo. Para além obter mais informações disso, o meio pelo qual você cede os valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você É possibilitado a entender Ainda mais A cerca de meios de pagamento de adiantamentos neste artigo e Acerca ESTES riscos deste processo pelo artigo Adiantamento de modo a despesas por viagens: tais como conter os riscos?
• Cartão do crédito corporativo: Esta opçãeste além de nãeste comprometer este salário do colaborador, não compromete este caixa da tua empresa. Este pagamento da fatura é programado e a previsibilidade de caixa é simplificada.
No entanto, a conciliação por inúmeras faturas de cartãeste do empréstimo Têm a possibilidade de ser um desafio, tais como a validar as políticas em cada despesa. Assim sendo, procure por uma solução de que permita conciliar suas faturas usando a prestação de contas Destes colaboradores, Nesse caso o processo se torna mais preciso e simplificado.
Defina regras de modo a cada tipo por custo do viagem
Nas regras do despesas é essencial definir ESTES limites de forma clara, levando em consideração as peculiaridades do seu Empreendimento.
Reembolsável ou nãeste reembolsável?
De que Genero do despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar 1 Destes recursos cedidos através empresa de modo a embolsar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários durante a estadia.
Comumente as despesas utilizando bebidas alcoólicas e guloseimas nãeste são reembolsáveis. Porém existem outras possibilidades, como as despesas do café da manhã, quando este hotel contratado possuir o serviçeste incluso na tarifa, por exemplo.
O nível por detalhamento desta definição dependerá do histórico Destes seus viajantes. No passado, ESTES gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Categorias de despesas reembolsáveis
De modo a definir quais despesas Seroada englobadas em sua política de viagens, volte aos dados levantados no primeiro passo e faça perguntas como:
Quais as despesas Muito mais comuns nas viagens do seus colaboradores? Quantos dias em mé especialmentedia eles passam nos destinos? ESTES hotfoiis reservados precisam ser pagos pelo balcão?
Já ESTES valores estipulados de modo a cada Espécie do despesa podem ser definidos utilizando base na mé especialmentedia histórica Destes seus viajantes e informações do Nicho. Os benchmarks são recursos valiosos para entender quanto empresas semelhantes à tua gastam nessas despesas.
Defina um teto de modo a as despesas, porém nãeste restrinja AS SUAS opções utilizando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites por gastos, o viajante se sente mais responsável por AS SUAS escolhas e tende a aderir às políticas com Muito mais facilidade.
Constate certos pontos relevantes sobre os principais MODOS do despesas em viagens corporativas:
• Alimentação: De modo a definir este valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste o custo por alimentação em determinadas regiões, como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre estes 2 cenários é gigantesca, deter políticas variados poderá ajudar sua empresa a minimizar custos. De modo a isso, consulte este custo por refeições em sites como da Alelo e Sodexo, que fornecem uma mfoidia do valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao feição flutuante do valor das corridas, regras Derivado do categoria de veículo e horário das corridas podem vir a ser mais assertivas e dar mais controle. Estas políticas Muito mais detalhadas podem possibilitar ser gerenciadas por meio por contas corporativas em aplicativos saiba como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestão por múltiplos aplicativos por mobilidade urbana, de que permitem a comparaçãeste entre vários fornecedores.
Este importante nesta Classe do despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o uso do táxi.
• Reembolso do km: Este valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos este custo por desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo sobre despesas com quilometragem, explicamos saiba como construir o valor por km rodado. Clique aqui de modo a lê-lo na íntegra.
Serviços do viagem
As políticas de modo a a contrataçãeste por serviços de viagem englobam tanto este processo do solicitação, quanto limites de valores permitidos.
Apesar por cada serviço de viagem ter AS SUAS particularidades, regras do antecedência de modo a solicitação eram um ponto comum entre todos ESTES ESPÉCIES por serviçeste, já qual em geral garantem melhores tarifas.
Este momento, utilizando as incertezas da pandemia, a antecedência DE solicitações reduziu bem. Permitir a adquire por tarifas flexíveis, Pode vir a evitar perder este bilhete pelo caso do destemido imprevisto.
Ainda Assim sendo podemos definir diversas políticas práticas de modo a garantir o controle de custos em viagens. Constate a seguir exemplos por políticas do aé especialmentereos e hospedagens:
Aé especialmentereos
Quando falamos em aé especialmentereos, nunca a todos os momentos o menor preçeste é O MAIS EFICAZ preço, entãeste cuidado com este tipo do política. Se o menor preço de aéreo for às 5h da manhã, você introduzirá por lado o natural-manter-se do colaborador? Ou ainda, o custo da hora Em excesso do viajante compensa o valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Sentido da classe do passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variação da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponível;
• Antecedência do solicitaçãeste (caso faça sentido);
• Horário dos vôos selecionados;
• Cia afoirea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na Parcela de hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos para a construção da política:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas de modo a capitais e interior, devido à diferença de custo nas localidades;
• Género de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria DE empresas nãeste exige Ainda mais o compartilhamento de quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleção por hotfoiis com ou isento café da manhã – Uma recomendação é optar a todos os momentos por opções usando café, como as diferenças por tarifas costumam ser menores;
• Política de valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Como orientação e não obrigatoriedade.
Caso sua própria empresa possua acordo usando fornecedores por serviçESTES, nãeste deixe de especificá-los nas políticas e garantir que estejam apresentados para a comparação utilizando outros fornecedores.
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Etapa 5: Definição Destes processos de solicitaçãeste, aprovação e prestação do contas
Tais como sabemos, a política por viagens resulta tais como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da tua empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva no documento qual o procedimento para pedir serviçESTES e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá passar. 1 processo padronizado facilita a gestãeste dos pedidos, a compra e reserva de serviços, para além por aumentar o controle A respeito de os custos.
Da mesma FORMATO, descreva as regras para prestaçãeste por contas. Assim, seus viajantes saberão tais como justificar seus gastos, com todas as informações qual seu time financeiro precisa de modo a a comprovaçãeste fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle por prestação do contas via planilhas, não são nada eficientes à medida que seu processo ganha escala. Por isso, considere adotar uma soluçãeste para gestãeste por despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo do solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando que se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validaçãeste das políticas no momento da seleção Destes serviçESTES, minimizando ESTES custos de viagens e potencializando o seu controle e gestãeste.
⇒ Controle de políticas em planilhas de despesas: realmente funciona? Leia o artigo completo e descubra a melhor ESTILO de validar suas políticas.
Etapa 6: Segurança e natural-manter-se
Se há algo que a pandemia nos ensinou, foi a importância do deter orientações claras Acerca como proceder caso ocorram imprevistos.
O bem-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade de modo a a sua empresa. Assim sendo, dedique uma sessãeste em sua política para descrever estes procedimentos e contatos de emergência para garantir de que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia igualmente: Duty of Care: o bem-estar do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicação da política de viagens corporativas
Presentemente qual você construiu tua política, este engajamento dos colaboradores dependerá de uma comunicação assertiva e abrangente do documento.
Cá estãeste várias ideias por comunicação de modo a conscientização Derivado do a política do viagens da empresa:
• Campanha do e-mails para todos ESTES colaboradores;
• Resumo das políticas em formato de infográfico;
• Lembrete usando as políticas um dia previamente das viagens;
• Validação automática do políticas pelo software de gestãeste por viagens;
• Aceite das políticas pelo software de gestãeste por viagens.